計(jì)量檢測(cè)體系文件管理程序

計(jì)量檢測(cè)體系文件管理程序

1、目的

對(duì)測(cè)量控制體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保公司測(cè)量控制體系有效運(yùn)行。

2、適用范圍

本程序適用于對(duì)公司測(cè)量控制體系文件所需文件的控制。

3、職責(zé)

3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布計(jì)量手冊(cè)。

3.2 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫計(jì)量手冊(cè)和程序文件，審核計(jì)量手冊(cè)，批準(zhǔn)測(cè)量控制體系程序文件。

3.3 品管部負(fù)責(zé)組織公司的測(cè)量設(shè)備自校規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)范、測(cè)量作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表式的編制和更改控制，負(fù)責(zé)收集測(cè)量控制體系有關(guān)的外來(lái)文件。

4、工作程序

4.1 測(cè)量控制體系文件的分類

按體系文件的層次，可分為三個(gè)層次。

a) A層次為計(jì)量手冊(cè)；

b) B層次為計(jì)量檢測(cè)體系程序文件；

c) C層次為其他計(jì)量文件，包括自校規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。

4.2 按文件的來(lái)源，可分為公司計(jì)量行政文件、公司計(jì)量檢測(cè)體系文件和外來(lái)文件：

4.2.1 公司計(jì)量行政文件包括：公司對(duì)計(jì)量組織和管理者代表的任命文件、授權(quán)計(jì)量人員的文件、對(duì)公司員工就計(jì)量檢測(cè)體系獎(jiǎng)罰處理的文件等。

4.2.2 公司計(jì)量檢測(cè)體系包括：計(jì)量手冊(cè)、程序文件、自編的校準(zhǔn)規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)范、測(cè)量作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表式等。

4.2.3 外來(lái)文件包括：計(jì)量法律、法規(guī)，有關(guān)計(jì)量的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家計(jì)量檢定規(guī)程及來(lái)自各供方和顧客提供的計(jì)量文件。

4.3計(jì)量行政文件的控制

公司的計(jì)量行政文件由行政管理部門按行政文件的管理方法進(jìn)行控制。

4.4 文件編號(hào)：

4.4.1根據(jù)《文件編號(hào)方法》進(jìn)行文件的編號(hào)。

4.3 文件標(biāo)識(shí)：

4.3.1 公司編制的文件，其文件標(biāo)識(shí)由以下內(nèi)容組成：
a、本公司名稱；
b、文件名稱；
c、文件編號(hào)；
d、文件修訂狀態(tài)。
4.3.2 文件名稱由文件編制人員在文件提交審核前確定，文件名稱應(yīng)與文件內(nèi)容相一致；

4.3.3 文件編號(hào)由文件管理部門在文件提交審核時(shí)確定；
4.3.4 文件修訂狀態(tài)由文件管理部門在文件提交審核時(shí)確定；
4.3.5 文件修訂狀態(tài)由版本號(hào)和修訂次數(shù)組成，其中版本號(hào)按英文大寫字母A、B、C……依次排列，修訂次數(shù)按0、1、2、3……數(shù)字順序排列。
4.5 文件編制：
4.5.1 計(jì)量方針、計(jì)量目標(biāo)、計(jì)量手冊(cè)、計(jì)量程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)組織各部門編制；

4.5.2 產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、工藝文件由研發(fā)部負(fù)責(zé)組織技術(shù)人員編制；

4.5.3 檢驗(yàn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由品管部負(fù)責(zé)組織本部門技術(shù)人員編制；

4.5.4 體系運(yùn)行作業(yè)指導(dǎo)書的編制由各部門按相應(yīng)過程控制程序文件規(guī)定進(jìn)行。

4.6 文件審批：

4.6.1 計(jì)量方針、計(jì)量目標(biāo)、計(jì)量手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；

4.6.2 程序文件由主管該過程部門經(jīng)理審核，該過程涉及到的其它主要部門經(jīng)理會(huì)簽，管理者代表批準(zhǔn)；

4.6.3 體系運(yùn)行作業(yè)指導(dǎo)書由編制部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；

4.7 文件復(fù)制：

4.7.1 計(jì)量管理體系文件、計(jì)量行政文件、外來(lái)文件經(jīng)審批同意后，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)復(fù)制；

4.7.2 文件復(fù)制數(shù)量按分發(fā)數(shù)量加一份存檔控制；
4.7.3 文件管理員在復(fù)制前對(duì)照原件原稿校對(duì)，確保文件打印無(wú)誤；

4.8 文件登記、歸檔：

4.8.1 文件管理部門在文件復(fù)制后，按文件類別登記《受控文件登記表》；

4.8.2 《受控文件登記表》包括：

a． 序號(hào)；

b．文件編號(hào)；

c．文件名稱；

d．修訂狀態(tài)；

e．編制部門；

f．審批人；

g．日期；

h．檔案號(hào)。

4.8.3 文件管理員負(fù)責(zé)把文件原稿和一份打印件存檔。

4.9 文件發(fā)放、領(lǐng)用：

4.9.1 文件審批完成后，由文件管理部門根據(jù)文件使用的實(shí)際需要確定分發(fā)范圍；

4.9.2 文件復(fù)制、登記完成后，由文件管理員按已確定的分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放、登記《文件/資料發(fā)放登記表》；

4.9.3 《文件/資料發(fā)放登記表》按每一個(gè)文件單獨(dú)登記，其內(nèi)容包括：

a．序號(hào)；

b．文件名稱；

c．文件編號(hào)；

d．版次；

e．分發(fā)號(hào)；

f．領(lǐng)用人；

g．領(lǐng)用數(shù)量；

h．領(lǐng)用時(shí)間。

4.9.4 因工作需要領(lǐng)用文件時(shí)，由領(lǐng)用人填寫《領(lǐng)料單》經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，文件管理部門經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。

4.10 文件保管：

4.10.1 文件管理員負(fù)責(zé)存檔文件的保管，按檔案號(hào)分類存放，存貯條件應(yīng)滿足防潮、防曬、防雨淋、防火及防蟲害要求；
4.10.2 各部門文件使用人員負(fù)責(zé)領(lǐng)用文件的保管，不得隨意在文件上涂改及私自外借，保持文件清晰、完整、易于識(shí)別和檢索；
4.11 文件查/借閱：
4.11.1 公司內(nèi)部人員因工作需要跨部門查/借閱文件時(shí)，應(yīng)事先征得部門主管同意，方可查/借閱；
4.11.2 公司內(nèi)部人員因工作需要查/借閱存檔文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查/借閱登記表》，經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)后查/借閱；
4.11.3 公司外部人員按合同規(guī)定查/借閱公司文件時(shí)，填寫《文件查/借閱登記表》由公司陪同人員陪同查/借閱。

4.12 文件更改：

4.12.1 文件需更改時(shí)，由文件更改申請(qǐng)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》注明文件名稱、編號(hào)、更改理由、更改內(nèi)容等；

4.12.2《文件更改申請(qǐng)表》由原文件審核部門審核后，交授權(quán)人員批準(zhǔn)；

4.12.3 文件更改審批完成后由文件管理部門實(shí)施文件更改；

4.12.4 文件更改后，文件管理員在《受控文件登記表》上做相應(yīng)的登記。

4.13 作廢文件控制：

4.13.1 作廢文件由文件管理員負(fù)責(zé)收回；

4.13.2 作廢文件由文件管理員在文件首頁(yè)蓋“作廢”章；

4.13.3 作廢文件需留存時(shí)，由文件管理員在文件首頁(yè)另蓋“作廢留用”章；

4.13.4 作廢文件無(wú)保存價(jià)值時(shí)，由文件管理員提出處置申請(qǐng)，填寫《文件處置申請(qǐng)單》，經(jīng)文件管理部門經(jīng)理同意后處置，并由文件管理員填寫《文件/資料銷毀記錄表》；
4.13.5 屬機(jī)密性質(zhì)文件，采用銷毀方式處置，非保密性質(zhì)文件，由文件管理員在作廢文件的每頁(yè)上加蓋“作廢”章，用于起草文件草稿。
5、相關(guān)文件
5.1 《記錄控制程序》……………………………………………………………HX/QP02
5.2 《文件編號(hào)方法》…………………………………………………………HX/QMS01

6、相關(guān)記錄

6.2 《文件/資料發(fā)放登記表》……………………………………………HX/QR01-01

6.4 《文件查/借閱登記表》………………………………………………HX/QR01-02

6.5 《文件更改申請(qǐng)表》……………………………………………………HX/QR01-03

6.6 《文件處置申請(qǐng)單》……………………………………………………HX/QR01-04

6.7 《文件/資料銷毀記錄表》……………………………………………HX/QR01-05

6.8 《受控文件登記表》……………………………………………………HX/QR01-06

6.9 《領(lǐng)料單》…………………………………………………………………HX/QR01-07

[ 本帖最后由 duomeiti 于 2008-5-11 03:10 編輯 ]