請(qǐng)問(wèn)文件編號(hào)與受控號(hào)有什么區(qū)別?

請(qǐng)問(wèn)文件編號(hào)與受控號(hào)有什么區(qū)別?文件的編號(hào)程序文件有規(guī)定,但受控號(hào)沒(méi)有規(guī)定.如何編寫受控號(hào)的?比如作業(yè)指導(dǎo)既有文件編號(hào)又有受控號(hào),真不知如何是好.

1、文件編號(hào)是指文件的識(shí)別編號(hào)，通常按照文件的層次、類別等制定編號(hào)規(guī)則，可反映文件的種類、屬性及版本；文件編號(hào)是唯一的，即所有部門、所有人使用的同一份文件的編號(hào)都是一個(gè)編號(hào)；
2、文件的受控號(hào)可反映文件的發(fā)放對(duì)象，通常受控號(hào)與發(fā)放單位、發(fā)放對(duì)象對(duì)應(yīng)。可采用發(fā)放號(hào)作為受控號(hào)，也可使用蓋帶有受控號(hào)的受控章，不同部門或不同人使用的同一份文件的受控號(hào)是不同的；
3、受控號(hào)的給定可按部門、專業(yè)加序號(hào)，也可按發(fā)放人的代號(hào)等進(jìn)行給定。

兩者并不沖突，文件編號(hào)指的是可以表示文件類別的唯一性標(biāo)識(shí)；受控編號(hào)并沒(méi)有特殊規(guī)定，也可以是序列號(hào)，同一文件的不同版本其受控號(hào)也是不同的。

2樓的說(shuō)法是正確的。
　　文件編號(hào)是唯一的，每一個(gè)檢定規(guī)程和校準(zhǔn)規(guī)范都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)號(hào)，例如JJG573-2003；每發(fā)一個(gè)行政文件，也都有一個(gè)文件編號(hào)，例如“技監(jiān)局量發(fā)〔1996〕138號(hào)”這就是文件編號(hào)。文件號(hào)同時(shí)包含了文件的版本號(hào)，文件編號(hào)后面的年號(hào)是版本號(hào)的一種。如果在同一年進(jìn)行了兩次換版，可以在年號(hào)后面加ABC加以區(qū)別。
　　受控號(hào)對(duì)于同一個(gè)文件卻是按發(fā)出去的文件數(shù)量逐一編寫的，并不唯一。發(fā)放號(hào)就是文件受控號(hào)的一種，編號(hào)方法各單位均不相同，最簡(jiǎn)單的就是流水號(hào)。例如有JJG573-2003文件18個(gè)，編號(hào)1的存檔案室，編號(hào)2的發(fā)計(jì)量技術(shù)組，編號(hào)3的發(fā)壓力檢定站站長(zhǎng)，編號(hào)4的發(fā)某某檢定員，如此等等。

如樓上所說(shuō)，那可不可以采用文件編號(hào)+數(shù)字的方式來(lái)作為受控號(hào)

5# yzjl3420646
建議最好不要攪在一起。文件編號(hào)就是文件編號(hào)，好比是一個(gè)人的身份證號(hào)，是唯一的。受控號(hào)是為了控制文件的去向，無(wú)論這個(gè)文件走到天涯海角，只要出現(xiàn)與他有關(guān)的事件，都必須隨時(shí)可以找到他，好比是人員的出差登記手續(xù)，不可以在身份證號(hào)上隨便再增加符號(hào)的。

雖然受控號(hào)可以是流水號(hào)，如果可能的話，我更愿意將不同文件的同一受控號(hào)發(fā)給同一個(gè)單位，這樣更容易記憶和查找。

雖然受控號(hào)可以是流水號(hào)，如果可能的話，我更愿意將不同文件的同一受控號(hào)發(fā)給同一個(gè)單位，這樣更容易記憶和查找。
張艷 發(fā)表于 2009-9-25 14:59

好主意，值得推薦！

好主意，值得推薦！
規(guī)矩灣錦苑 發(fā)表于 2009-9-25 21:32

不同文件會(huì)有同一受控號(hào)嗎？

這不可能的。 8# 規(guī)矩灣錦苑

10# xqbljc
為什么不可能？請(qǐng)說(shuō)說(shuō)道理，呵呵。

兩者并不沖突，文件編號(hào)指的是可以表示文件類別的唯一性標(biāo)識(shí)；受控編號(hào)并沒(méi)有特殊規(guī)定，也可以是序列號(hào)，同一文件的不同版本其受控號(hào)也是不同的。
說(shuō)得對(duì)

8# 規(guī)矩灣錦苑


只要用execl做好索引不就好了么

同一內(nèi)容的文件有唯一的編號(hào)。
受控號(hào)是在發(fā)放時(shí)為區(qū)分同一編號(hào)的文件另編的一個(gè)號(hào)碼。
所以不同的文件有同一個(gè)受控號(hào)是可以的。如：
編號(hào)為GFJL 001-2009的文件，共發(fā)放5 份，你可以編受控號(hào)為1~5；1號(hào)發(fā)張三，2號(hào)發(fā)李4....
編號(hào)為GFJL 002-2009的文件，共發(fā)放5 份，你也可以編受控號(hào)為1~5后發(fā)放。

對(duì)于7樓的說(shuō)法，我認(rèn)為比較困難！比如質(zhì)量技術(shù)科有的是文件管理，有的負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)器管理，有的負(fù)責(zé)審批。一個(gè)受控號(hào)有一個(gè)專人負(fù)責(zé)，文件變更時(shí)需要聯(lián)系保管人進(jìn)行更改，如果只有一份文件會(huì)持續(xù)混亂！較難達(dá)到一對(duì)一的要求！（個(gè)人見(jiàn)解）

同意14樓的意見(jiàn)。也就是說(shuō)，可以用流水號(hào)作為受控號(hào)。就像量具一樣，卡尺有1、2、3……號(hào)，千分尺同樣有1、2、3……號(hào)，這個(gè)流水號(hào)就是量具的受控號(hào)。量具還有品種的代號(hào)，品種的代號(hào)是一個(gè)品種只有一個(gè)號(hào)，就像文件的編號(hào)，是不能出現(xiàn)不同的文件用相同的號(hào)的。文件號(hào)＋受控號(hào)，就區(qū)別了每一個(gè)文件，無(wú)論是相同的或者不同的文件，就像量具的品種代號(hào)加流水號(hào)就確定了特指的每一件量具。有的單位量具還有使用區(qū)域的代號(hào)，形成了品種代號(hào)＋使用區(qū)域代號(hào)＋受控流水號(hào)，文件管理也可以仿照，即文件號(hào)＋使用區(qū)域號(hào)＋受控流水號(hào)。例如編號(hào)為GFJL 001-2009的文件，共向三個(gè)單位發(fā)放300份，三單位的代號(hào)分別為ABC。發(fā)單位1的文件為A1～A50；單位2發(fā)放量大，發(fā)單位2的文件為B51～B220；發(fā)單位3的為C221～C300。

兩者并不沖突，文件編號(hào)指的是可以表示文件類別的唯一性標(biāo)識(shí)；受控編號(hào)并沒(méi)有特殊規(guī)定，也可以是序列號(hào)，同一文件的不同版本其受控號(hào)也是不同的。