計(jì)量技術(shù)規(guī)范文件管理制度

計(jì)量技術(shù)規(guī)范文件管理制度

本制度規(guī)定了我廠(chǎng)的計(jì)量檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范等技術(shù)文件的管理。

1職責(zé)
1.1計(jì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)計(jì)量技術(shù)文件的采購(gòu)批準(zhǔn)。
1.2計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)計(jì)量技術(shù)文件的審核
1.3文件資料管理員負(fù)責(zé)計(jì)量檢定規(guī)程等技術(shù)文件的受控、發(fā)放、歸檔并保持現(xiàn)時(shí)有效。

2 計(jì)量技術(shù)文件的分類(lèi)
外來(lái)文件：國(guó)家計(jì)量法規(guī)以及計(jì)量檢定規(guī)程、計(jì)量校準(zhǔn)規(guī)范、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件；
內(nèi)部技術(shù)文件：計(jì)量?jī)?nèi)部校準(zhǔn)方法、計(jì)量檢定操作程序、量值傳遞溯源圖等計(jì)量技術(shù)性文件。

3 外來(lái)文件收集與識(shí)別
計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人通過(guò)技術(shù)文件發(fā)行機(jī)構(gòu)或外出參加相關(guān)計(jì)量培訓(xùn)，收集外來(lái)文件（特別是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范的頒布、修訂和作廢信息）、識(shí)別并決定是否受控，若不作受控管理，應(yīng)作為資料處理。并對(duì)受控技術(shù)文件有效性實(shí)施確認(rèn)，以保證文件有效和適用。

4文件發(fā)放
4.1文件發(fā)放范圍由計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人確定，并經(jīng)計(jì)量管理部門(mén)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。文件發(fā)放范圍應(yīng)確保受控文件在需要的場(chǎng)所都能得到。
4.2文件資料管理員按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍制定“文件發(fā)放(領(lǐng)用)登記表”，由文件領(lǐng)用人簽收。
4.3向法定管理機(jī)構(gòu)、認(rèn)證/認(rèn)可機(jī)構(gòu)提交文件時(shí)，也要辦理發(fā)放手續(xù)，一般由業(yè)務(wù)承辦人簽收。
4.4文件資料管理員每年底對(duì)所發(fā)放的文件進(jìn)行一次清查，并編制下一年度“有效文件控制清單”。

5文件更改
5.1文件更改時(shí)，由更改申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”，說(shuō)明更改的理由和內(nèi)容，必要時(shí)提供更改依據(jù)，經(jīng)負(fù)有該文件批準(zhǔn)職責(zé)的人員審批后，由原文件起草者或被指定者進(jìn)行更改，若由被指定者進(jìn)行更改時(shí)，更改者應(yīng)獲得編制文件的相關(guān)背景資料。
5.2文件的更改分為：劃改、換頁(yè)、換版等形式。在文件再版前，若采用劃改或換頁(yè)方式更改文件，應(yīng)在“文件更改申請(qǐng)單”中注明更改方式，并在更改記錄欄進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
5.3更改文件涉及換頁(yè)、換版時(shí)，文件資料管理員按“文件發(fā)放(領(lǐng)用)登記表”收回舊文件后再發(fā)放新文件，并保留所有文件實(shí)施更改的記錄。

6文件作廢
6.1文件因換版、不適用、過(guò)期等原因作廢后，由文件資料管理員對(duì)作廢文件實(shí)施控制。
6.2文件資料管理員按文件發(fā)放記錄，及時(shí)從文件使用場(chǎng)所收回作廢文件，以防止誤用。對(duì)需要保留的作廢的文件應(yīng)加蓋“作廢”印章，妥善保存。
6.3不須保留的作廢文件由文件資料管理員登記后，經(jīng)業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

7文件的借閱和復(fù)制
7.1文件資料管理員負(fù)責(zé)文件借閱、借閱登記和收回。復(fù)制、借閱文件需經(jīng)計(jì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
借閱者應(yīng)在指定日期歸還。復(fù)制者應(yīng)登記編號(hào)。
7.2文件的母版不得借閱，防止丟失或損壞。

8文件的保存
8.1 任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借或復(fù)制，確保文件的清晰、易于識(shí)別。
8.2 受控文件及母版應(yīng)在文件發(fā)布后，由文件編制/更改者及時(shí)交業(yè)務(wù)室文件資料管理員存檔，以電子形式存在的文件應(yīng)進(jìn)行備份。
8.3 執(zhí)行本制度所形成的質(zhì)量記錄，由文件資料管理員按《記錄的控制程序》整理歸檔。

執(zhí)行本制度所形成的質(zhì)量記錄，由文件資料管理員按《記錄的控制程序》整理歸檔