計量技術規范文件管理制度

計量技術規范文件管理制度

本制度規定了我廠的計量檢定規程、技術規范等技術文件的管理。

1職責
1.1計量管理部門負責人負責計量技術文件的采購批準。
1.2計量標準負責人負責計量技術文件的審核
1.3文件資料管理員負責計量檢定規程等技術文件的受控、發放、歸檔并保持現時有效。

2 計量技術文件的分類
外來文件：國家計量法規以及計量檢定規程、計量校準規范、國家標準等技術文件；
內部技術文件：計量內部校準方法、計量檢定操作程序、量值傳遞溯源圖等計量技術性文件。

3 外來文件收集與識別
計量標準負責人通過技術文件發行機構或外出參加相關計量培訓，收集外來文件（特別是標準、規程規范的頒布、修訂和作廢信息）、識別并決定是否受控，若不作受控管理，應作為資料處理。并對受控技術文件有效性實施確認，以保證文件有效和適用。

4文件發放
4.1文件發放范圍由計量標準負責人確定，并經計量管理部門責人批準后執行。文件發放范圍應確保受控文件在需要的場所都能得到。
4.2文件資料管理員按批準的發放范圍制定“文件發放(領用)登記表”，由文件領用人簽收。
4.3向法定管理機構、認證/認可機構提交文件時，也要辦理發放手續，一般由業務承辦人簽收。
4.4文件資料管理員每年底對所發放的文件進行一次清查，并編制下一年度“有效文件控制清單”。

5文件更改
5.1文件更改時，由更改申請人應填寫“文件更改申請單”，說明更改的理由和內容，必要時提供更改依據，經負有該文件批準職責的人員審批后，由原文件起草者或被指定者進行更改，若由被指定者進行更改時，更改者應獲得編制文件的相關背景資料。
5.2文件的更改分為：劃改、換頁、換版等形式。在文件再版前，若采用劃改或換頁方式更改文件，應在“文件更改申請單”中注明更改方式，并在更改記錄欄進行標識。
5.3更改文件涉及換頁、換版時，文件資料管理員按“文件發放(領用)登記表”收回舊文件后再發放新文件，并保留所有文件實施更改的記錄。

6文件作廢
6.1文件因換版、不適用、過期等原因作廢后，由文件資料管理員對作廢文件實施控制。
6.2文件資料管理員按文件發放記錄，及時從文件使用場所收回作廢文件，以防止誤用。對需要保留的作廢的文件應加蓋“作廢”印章，妥善保存。
6.3不須保留的作廢文件由文件資料管理員登記后，經業務室負責人批準后銷毀。

7文件的借閱和復制
7.1文件資料管理員負責文件借閱、借閱登記和收回。復制、借閱文件需經計量管理部門負責人批準。
借閱者應在指定日期歸還。復制者應登記編號。
7.2文件的母版不得借閱，防止丟失或損壞。

8文件的保存
8.1 任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準私自外借或復制，確保文件的清晰、易于識別。
8.2 受控文件及母版應在文件發布后，由文件編制/更改者及時交業務室文件資料管理員存檔，以電子形式存在的文件應進行備份。
8.3 執行本制度所形成的質量記錄，由文件資料管理員按《記錄的控制程序》整理歸檔。

執行本制度所形成的質量記錄，由文件資料管理員按《記錄的控制程序》整理歸檔