法定計量技術機構車輛管理探討

法定計量技術機構有限的車輛資源，很難滿足越來越多的現場檢測任務。如何使有限的車輛，通過科學的管理手段，最大限度地在現場檢測工作中發揮作用，值得我們探討。
   

一、存在的問題

    技術機構車輛管理一般由后勤主管部門負責，該部門因不參與業務運作，管理車輛常常存在以下問題:一是車輛隨要隨派，有車就走、沒車就等、不分方向、不考慮用戶的緊急程度，效率低、成本高，影響機構的信譽度。二是由于技術機構車輛資源有限，現場檢測項目復雜，專業分類細致，分散由各實驗室單獨使用車輛也很難滿足現場檢測的需要。三是預訂車輛和派出車輛全部使用紙介模式，因此車輛出行的透明度不高，可能易使大家對管理部門產生有車不派、派車不當的誤解，影響開拓業務的積極性。四是在成本核算時，工作量大，有時管理部門與實驗室統計的數據不符。五是耗油量和維修費用記錄全靠平時的手工記錄，車輛使用成本管理不到位，容易造成資源浪費。
   

二、新管理模式的嘗試

    基于以上原因，我院嘗試由業務主管部門負責車輛的日常管理工作，同時開發研制了車輛管理系統軟件。該系統分為管理人員使用和用車人員使用兩個子系統，包括用車申請、訂車查詢、派車查詢、車況查詢、里程費用、打派車單、派車管理、信息維護、費用錄入、加油修理等10個功能模塊，前5個模塊由用車人使用，后5個模塊由管理人員使用，操作人員可根據系統分配的權限，按密碼進入。車輛管理系統是一個局域網系統，全院所有人員都能通過各個終端查看車輛的預定信息和出行信息，管理人員和用車人員能夠分別統計查詢相關費用，更為方便的是管理人員可以根據客戶的緊急程度及結合預定信息進行車輛的總體調度，切實為全院的業務發展起到了推進的作用。
   

三、科學管理初見成效

    實施了由管理人員與軟件相結合的管理方法以后，取得了較好的效果。對于使用車輛的人員來說，首先車輛使用、預定信息全部公開，用車人員可隨時通過局域網查詢信息來調整自己的行程，選擇合并用車可以減少成本的支出，選擇單獨預定車輛可以滿足客戶的及時性要求；網上還有車輛的出行情況，包括每臺車上的人員、聯系電話、返回時間等，方便內部人員的協調和溝通，充分滿足了用車人員的需求。對于業務工作來說，管理人員在派車時可以根據預定車輛的先后順序、車輛當前資源、行程路線及客戶的緊急程度合并人員，科學派車，最大限度地滿足了客戶和業務發展的需要。同時，所有統計數據由軟件自動生成，減少了管理人員的工作強度。此外，通過網絡及時準確地公示車輛耗油量和維修費用等全部成本支出，調動了司機節約成本的積極性，降低了成本，提高了管理的科學性和有效性。
    這種模式運行兩年以來，我們采用科學的管理手段，化解了一些不必要的矛盾。一是解決了盲目派車的問題，管理人員可以通過系統給出的預訂車輛信息，結合業務工作安排和客戶的緊急程度，科學派車，促進業務工作的積極開展。二是解決了管理部門和實驗室之間的矛盾，所有報銷成本均依據派車單錄入，所有統計結果由系統自動生成，實驗室人員可以任意查看自己的成本明細。三是解決了管理人員和司機之間的矛盾，成本消耗不是靠估算出來的，而是靠平時的信息統計出來的，令人信服。