.技術(shù)檔案管理程序

1 目的
對各項檢測工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質(zhì)量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據(jù)，為工作改進提供依據(jù)。
2 適用范圍
適用于管理體系、質(zhì)量控制和檢測活動中的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、管理記錄、技術(shù)記錄、各部門間的往來技術(shù)文件和科技資料的歸檔管理等。
3 職責(zé)
3.l 綜合室負(fù)負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件、記錄、資料的收集、編號、分類、登記、立卷、建檔工作，并進行有效管理。
3.2 各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、預(yù)立卷。
3.3 質(zhì)量技術(shù)管理室負(fù)責(zé)會同有關(guān)科室設(shè)計和統(tǒng)一管理記錄、技術(shù)記錄的格式及相關(guān)檢測報告，做好管理體系活動與檢測工作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。
3.4 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱和銷納。
3.5 各科室在管理體系活動與檢測工作時，除按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄外，必須做好各類記錄的收集。
3.6 各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室記錄的整理、預(yù)立檔和歸檔移交。
4 工作程序
4.1 技術(shù)檔案的收集與歸檔。
4.1.1 本單位的記錄、檔案實行統(tǒng)一管理，均由檔案室存檔。
4.1.2 各科室的質(zhì)量記錄由本科室各崗位人員收集，記錄和技術(shù)資料要定期收集、歸檔，原始記錄隨存檔檢測報告副本歸檔，每半年或一年辦理完畢的技術(shù)文件、記錄資料由各科室檔案員收集和填寫《檔案資料(管理文件)交接清單》后，移交交檔案室。
4.1.3 質(zhì)量技術(shù)管理室負(fù)責(zé)管理體系文件、檢測方法標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等資料的收集和歸檔。
4.2 記錄的保存和管理
4.2.1檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”或依據(jù)“評審準(zhǔn)則要素分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。各類質(zhì)量、技術(shù)活動記錄如需保存一年以上的，均應(yīng)形成檔案，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負(fù)責(zé)人審核，報技術(shù)管理層批準(zhǔn)后銷毀。檔案卷宗上應(yīng)有該記錄的標(biāo)識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。
4.2.2 各類檔案應(yīng)建立目錄，存放有序，便于存取、檢索和借閱；對破損的資料應(yīng)進行必要的修補，保證檔案的完整性；查（借）閱、復(fù)印檔案按《保證公正性和保護客戶機密及所有權(quán)的程序》執(zhí)行；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖書等按《文件控制和管理程序》執(zhí)行。
4.2.3檔案的保存年限由站檔案員、質(zhì)量技術(shù)管理室及有關(guān)科室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案內(nèi)容確定具體的保管期限：
（1）通常檢測報告和檢測原始記錄檔案保存10年。
（2）一般管理體系文件檔案，保存6年，資質(zhì)證書為永久保存；
（3）員工技術(shù)檔案保存至該員工退休和調(diào)離；
（4）方法標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存期為失效后再延長3年；
（5）儀器設(shè)備和檔案保存至設(shè)備報廢。
4.2.4檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制；設(shè)置記錄檔案框架。
4.2.5 電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。
4.2.6 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和利用情況進行分析統(tǒng)計，并提出檔案管理的改進意見報質(zhì)量負(fù)責(zé)人。
4.3 技術(shù)檔案的借閱
4.3.1對檔案的檢索和借閱，一般需經(jīng)相應(yīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人或綜合室負(fù)責(zé)人同意，填寫《借閱檔案登記表》，方可借閱本專業(yè)范圍的業(yè)務(wù)檔案，當(dāng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人或綜合室負(fù)責(zé)人不在時，對屬于本科室移交的檔案可由本科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)借閱。受控文件資料借閱按《文件控制和管理程序》執(zhí)行。
4.3.2 外部人員查閱或拷貝檔案，所有檔案須經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),且只可就地查閱，不予外借。
4.3.3工作人員借閱檔案資料應(yīng)先提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后借閱與本人目前從事專業(yè)有關(guān)的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發(fā)現(xiàn)有損、撕、涂改或泄露檔案內(nèi)容者，檔案管理者必須及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取適當(dāng)?shù)募m正措施。
4.3.4 圖書和雜志的借閱按站“圖書閱覽室管理規(guī)定”執(zhí)行。
4.4檔案的清理、處置和銷毀
4.4.1相關(guān)科室兼職檔案員或負(fù)責(zé)人會同檔案員對保存期滿的檔案進行審閱，有價值的檔案繼續(xù)保存，確認(rèn)無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案資料和記錄銷毀/留用申報審批表》報質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批同意后，由質(zhì)管室監(jiān)督銷毀。
4.4.2 需保留的作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“作廢”印章，由檔案室保存。
5 支持性文件
5. l  CWB4.3-01-2007 《文件控制和管理程序》
5.2  CWB4.1-01-2007《保證公正性和保護客戶機密及所有權(quán)的程序》
5.3  HJ/T 8.2-94 《環(huán)境保護檔案管理規(guī)范 環(huán)境檢測》
5.4 云南省環(huán)境檢測中心站《管理規(guī)章匯編》（第三版）
5.5 國家檔案局《關(guān)于機關(guān)檔案和保管期限的規(guī)定》
6 質(zhì)量記錄
6.l CWB4.3-02-01  檔案借閱登記
6.2 CWB4.3-02-02  檔案資料(管理文件)交接清單
6.3 CWB4.3-02-03  查閱檔案資料情況登記
6.4 CWB4.3-02-04  檔案資料和記錄銷毀/留用申報審批表
6.5 CWB4.3-02-05  案卷目錄（略）
6.6 CWB4.3-02-06  卷內(nèi)目錄（略）

[ 本帖最后由 cansey 于 2008-12-10 15:38 編輯 ]

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