.技術檔案管理程序

1 目的
對各項檢測工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。
2 適用范圍
適用于管理體系、質量控制和檢測活動中的各種技術標準、規范、管理記錄、技術記錄、各部門間的往來技術文件和科技資料的歸檔管理等。
3 職責
3.l 綜合室負負責各類技術文件、記錄、資料的收集、編號、分類、登記、立卷、建檔工作，并進行有效管理。
3.2 各科室負責與其相關的往來文件、儀器設備等資料的收集、預立卷。
3.3 質量技術管理室負責會同有關科室設計和統一管理記錄、技術記錄的格式及相關檢測報告，做好管理體系活動與檢測工作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。
3.4 質量負責人負責審批檔案室保存檔案的借閱和銷納。
3.5 各科室在管理體系活動與檢測工作時，除按要求填寫質量記錄和技術記錄外，必須做好各類記錄的收集。
3.6 各科室兼職檔案員負責本科室記錄的整理、預立檔和歸檔移交。
4 工作程序
4.1 技術檔案的收集與歸檔。
4.1.1 本單位的記錄、檔案實行統一管理，均由檔案室存檔。
4.1.2 各科室的質量記錄由本科室各崗位人員收集，記錄和技術資料要定期收集、歸檔，原始記錄隨存檔檢測報告副本歸檔，每半年或一年辦理完畢的技術文件、記錄資料由各科室檔案員收集和填寫《檔案資料(管理文件)交接清單》后，移交交檔案室。
4.1.3 質量技術管理室負責管理體系文件、檢測方法標準和技術規范等資料的收集和歸檔。
4.2 記錄的保存和管理
4.2.1檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”或依據“評審準則要素分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發文本》。各類質量、技術活動記錄如需保存一年以上的，均應形成檔案，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批準后銷毀。檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內容。
4.2.2 各類檔案應建立目錄，存放有序，便于存取、檢索和借閱；對破損的資料應進行必要的修補，保證檔案的完整性；查（借）閱、復印檔案按《保證公正性和保護客戶機密及所有權的程序》執行；技術標準、技術圖書等按《文件控制和管理程序》執行。
4.2.3檔案的保存年限由站檔案員、質量技術管理室及有關科室負責人根據檔案內容確定具體的保管期限：
（1）通常檢測報告和檢測原始記錄檔案保存10年。
（2）一般管理體系文件檔案，保存6年，資質證書為永久保存；
（3）員工技術檔案保存至該員工退休和調離；
（4）方法標準檔案的保存期為失效后再延長3年；
（5）儀器設備和檔案保存至設備報廢。
4.2.4檔案保存室的環境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或復制；設置記錄檔案框架。
4.2.5 電子媒體的記錄應確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。
4.2.6 檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和利用情況進行分析統計，并提出檔案管理的改進意見報質量負責人。
4.3 技術檔案的借閱
4.3.1對檔案的檢索和借閱，一般需經相應質量負責人或綜合室負責人同意，填寫《借閱檔案登記表》，方可借閱本專業范圍的業務檔案，當質量負責人或綜合室負責人不在時，對屬于本科室移交的檔案可由本科室負責人批準借閱。受控文件資料借閱按《文件控制和管理程序》執行。
4.3.2 外部人員查閱或拷貝檔案，所有檔案須經質量負責人批準,且只可就地查閱，不予外借。
4.3.3工作人員借閱檔案資料應先提出申請，經批準后借閱與本人目前從事專業有關的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發現有損、撕、涂改或泄露檔案內容者，檔案管理者必須及時向有關領導匯報，采取適當的糾正措施。
4.3.4 圖書和雜志的借閱按站“圖書閱覽室管理規定”執行。
4.4檔案的清理、處置和銷毀
4.4.1相關科室兼職檔案員或負責人會同檔案員對保存期滿的檔案進行審閱，有價值的檔案繼續保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案資料和記錄銷毀/留用申報審批表》報質量負責人審批同意后，由質管室監督銷毀。
4.4.2 需保留的作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“作廢”印章，由檔案室保存。
5 支持性文件
5. l  CWB4.3-01-2007 《文件控制和管理程序》
5.2  CWB4.1-01-2007《保證公正性和保護客戶機密及所有權的程序》
5.3  HJ/T 8.2-94 《環境保護檔案管理規范 環境檢測》
5.4 云南省環境檢測中心站《管理規章匯編》（第三版）
5.5 國家檔案局《關于機關檔案和保管期限的規定》
6 質量記錄
6.l CWB4.3-02-01  檔案借閱登記
6.2 CWB4.3-02-02  檔案資料(管理文件)交接清單
6.3 CWB4.3-02-03  查閱檔案資料情況登記
6.4 CWB4.3-02-04  檔案資料和記錄銷毀/留用申報審批表
6.5 CWB4.3-02-05  案卷目錄（略）
6.6 CWB4.3-02-06  卷內目錄（略）

[ 本帖最后由 cansey 于 2008-12-10 15:38 編輯 ]

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