三合一體系探討

對已建立了QMS的組織,如何最有效率地引入EMS和OHSMS?對尚未建立QMS的組織,能否一次性建立QMS、EMS和OHSMS“三合一”的體系?由于3種管理體系都采用了PDCA模式,并且都有文件化的特征,應該說“三合一”是可行的。要“三合一”就是要考慮三種管理體系的兼容性。他們的兼容性表現在體系策劃的過程和文件編寫兩個方面。兼容性首先表現為體系策劃過程的一致性,3種管理體系的建立都需經過教育培訓、調查診斷、組織機構確定職能分配、方針目標指標制定、方案編制、文件編寫、文件試運行、內審和管理評審等階段。各階段內容基本一致,其中調查診斷,又叫初始評審,即IS09001的“質量管理體系策劃”、IS014001的“初始環境評審”、OHSAS的“初始職業健康安全評審”,這是建立體系的基礎,也是關鍵的環節主要包括了解法律法規要求,識別產品、環境、職業健康安全因素(過程),了解現行管理制度等內容,3種調查診斷統一進行,能起到事半功倍的效果。兼容性其次表現在文件編制上,我們首先討論一下 IS09001和IS014001的文件兼容性。IS09001標準的4.22條款要求編制質量手冊,IS014001標準并沒有提出編制手冊的要求,但在實際操作中組織往往會編制手冊。對于IS09001和IS014001“二合一”的企業,我們可以編制涵蓋QMS和EMS的管理手冊,在其中頒布組織的質量方針、環境方針,制訂相關職能和層次上的質量目標和環境目標指標,任命質量和環境的管理者代表,明確組織機構,分配職責和權限,編制職能分配表,并對QMS和EMS標準的要求進行描述,在此過程中,應注意兩個標準各條款要求的異同,以決定是分開描述還是一并描述。 ISO9001標準只要求有6個形成文件的程序ISO14001要求建立和保持11個程序,但在實際編寫文件中往往不止形成這幾個程序,現將筆者在建立QMS-EMS文件時的體會介紹如下: QMS-EMS可建立22個程序,其中ISO9001和ISO14001通用的程序有9個,ISO9001自有的程序文件有8個,ISO14001自有的程序文件有5個,列表如下。組織在編寫QMS-EMS三級文件時,應首先列出QMS和EMS的三級文件清單,識別哪些文件是QMS和EMS共有的,然后再開始編寫工作。QMS和EMS的三級文件有許多是共用的,例如除硫設備操作規程既是QMS的設備作業指導,又是EMS有關重要環境因素的運行標準;危險物搬運儲存規定既與IS09001的7.5.條款有關,又與IS014001的4.4.6條款有關。在編寫以前明確文件清單,這樣既能保證QMS-EMS文件的充分性,又能避免文件重復編制。OHSASl8001和IS014001有很強的兼容性,兩者甚至密不可分,他們的兼容性遠甚過IS09001:2000的兼容,完全可以形成一套文件。OHSMS與EMS都可以認為是對QMS產生的非預期影響的控制,兩者只有  “一墻之隔”,“圍墻”內的歸OHSMS管理,“圍墻”外的屬EMS控制。假設在QMS運行中產生的非預期影響是一定的,那么其對EMS和OHSMS的影響的總和也是不變的。例如在生產過程中產生的噪聲或有害化學物質的揮發對現場操作工人和環境都會產生不良影響當車間密閉情況比較好時,對外部環境的影響會減少但對現場的操作工人的影響會增大,反之同理。在實際操作中,有時很難分清楚哪些是OHSMS控制范圍,哪些是EMS的控制范圍,OHSMS和EMS都會要求對某一個過程、活動和產品進行控制,即環境因素和危險因素是相同的,例如消防和危險化學品的控制等。OHSASl8001和IS014001兩個標準的結構一模一樣,內容基本一致。兩者最根本的不同在于4.3.1條款,OHSASl8001為“危險辨識、風險評估和風險控制的規劃”,而IS014001為“環境因素”,4.3.1條款是OHSMS和EMS的基礎和最重要的條款,OHSASl8001強調對危險和風險因素地充分識別,IS014001突出對環境因素的識別和重大環境因素的評價。建立體系時,只需要對4.3.1條款分別形成環境因素控制、危險辨識和風險評定兩個程序就可以了。 隨著中國進入WTO,許多通過IS09000認證的企業提出了EMS和OHSMS認證的申請,EMS和OHSMS認證勢在必行,并有很廣闊的前景。考慮到三種管理體系的兼容性,為了減少重復性的工作,筆者主張,沒有進行IS09001認證的組織,可一步到位建立QMS-EMS-OHSMS“三合一”的體系;已建立了QMS的組織,可在換證復審時,建立“三合一”的全面管理體系。