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計量論壇

標(biāo)題: 測量體系文件控制程序應(yīng)怎么編寫？ [打印本頁]

作者: histedu 時間: 2010-4-25 19:36
標(biāo)題: 測量體系文件控制程序應(yīng)怎么編寫？
我們單位有好幾個體系在運行，是共同使用一個文件控制程序，可總感覺有點亂，規(guī)定的不是臺清楚，那位有文件控制程序、發(fā)上來參考一下，謝謝

作者: lhy118 時間: 2010-4-25 21:45
自己個人認(rèn)為還是分開的好，每個體系都編寫一套體系文件，這樣有個好處，就是不會亂，并且針對性強，比較容易編寫體系文件，如果混在一起的話，體系文件要適應(yīng)各個體系，那樣的話，是很復(fù)雜的。

作者: 王衛(wèi)東 時間: 2010-4-25 22:45
文件控制程序要去在各個體系要求基本是一樣的，個人認(rèn)為統(tǒng)一編制，但注明適用的范圍及特例

作者: ldzhwu 時間: 2010-4-26 11:03
質(zhì)量、測量、環(huán)境、職業(yè)技術(shù)安全及其他管理體系都有文件控制要求，但只有質(zhì)量管理體系對文件控制的要求高一些，多體系運行時，按質(zhì)量管理體系的要求來控制文件較好。

作者: 梅計 時間: 2010-4-27 08:58
本帖最后由梅計于 2010-4-27 09:03 編輯

發(fā)一個計量所的文件控制程序供參考
文件控制程序

1 目的
對文件進行有效的控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用文件的有效版本。
2 范圍
適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的內(nèi)部文件和外部文件的控制。
3 職責(zé)
3.1 綜合業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)文件的保存、發(fā)放、回收、銷毀并做好相關(guān)質(zhì)量記錄。
3.2 所長負(fù)責(zé)文件的發(fā)放范圍及質(zhì)量手冊和程序文件的批準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)對現(xiàn)有體系文件進行定期評審。
3.3 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。
4 工作程序
4.1文件的分類
本所文件分為以下幾類：
a) 質(zhì)量手冊：包括分支文件41個。
b) 程序文件：共有程序文件26個。
c) 作業(yè)指導(dǎo)書：操作規(guī)程及檢定系統(tǒng)框圖共18個文件。
d) 記錄：包括各種質(zhì)量記錄和檢定、校準(zhǔn)和檢測原始記錄
e) 技術(shù)文件：包括檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)等。
f) 其他支持性文件：包括法律、法規(guī)及上級文件等。
4.2 文件的編號
4.2.1質(zhì)量手冊編號為LCJL01-2007，其分支文件編號為LCJL01-×××-2007。
4.2.2 程序文件的編號為LCJL02-×××-2007。
4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書的編號為LCJL03-×××-2007。
4.2.4記錄的編號為 LCJL04 - ×××-2007，其中質(zhì)量記錄的編號為 LCJL04-0××-2007，檢定、校準(zhǔn)和檢測原始記錄編號為LCJL04-1××-2007。
4.2.5技術(shù)文件的編號為 LCJL05 - ×××-2007，其中檢定規(guī)程的編號為LCJL05-0××-2007，技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)LCJL05-1××-2007。
4.2.6 其他支持性文件的編號為LCJL06-×××-2007。

作者: 梅計 時間: 2010-4-27 08:58
注：1. 0××、1××、2××為從001、101、201開始的流水號。
2. 文件版本采用A、B、C、D……的方式。
3. 文件修改次數(shù)采用0、1、2、3……的方式。

4.3 文件的編號與審批
4.3.1 質(zhì)量手冊、程序文件由綜合業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)編寫，副所長審核，所長審批。
4.3.2 操作程序、檢定系統(tǒng)框圖由專業(yè)檢定、檢測站編寫，專業(yè)檢定、檢測站站長審核，副所長批準(zhǔn)。
4.3.3 質(zhì)量記錄由綜合業(yè)務(wù)室編制，檢定、校準(zhǔn)和檢測原始記錄由檢校人員根據(jù)檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范的要求編制。
4.4 文件的發(fā)放
綜合業(yè)務(wù)室應(yīng)在文件上注明發(fā)放編號、發(fā)放日期，加蓋“受控文件”印章。文件領(lǐng)用者應(yīng)在LCJL04-004-2007《文件收發(fā)登記表》上簽字。
4.5文件的更改
4.5.1 文件需要更改時，申請者填寫LCJL04-005-2007《文件更改申請》，經(jīng)原審批者批準(zhǔn)后方可進行。
4.5.2 更改者將更改后的正稿及相應(yīng)的LCJL04-005-2007《文件更改申請》交綜合業(yè)務(wù)室，由綜合業(yè)務(wù)室對文件進行統(tǒng)一變更。
4.5.3 文件變更后，由綜合業(yè)務(wù)室進行發(fā)放，收回相應(yīng)的作廢文件，并在LCJL04-004-2007《文件收發(fā)登記表》上登記。
4.5.4 文件的更改可采用劃改或用更改頁替換作廢頁的形式進行。
4.5.5 文件經(jīng)一定次數(shù)的更改后，由所長批準(zhǔn)后應(yīng)重新?lián)Q版。
4.6 文件的領(lǐng)用
4.6.1 當(dāng)因文件丟失、嚴(yán)重破損或其他情況（如提供給顧客、認(rèn)證機構(gòu)、授權(quán)機關(guān)等）而需要領(lǐng)用時，由申請者填寫LCJL04-006-2007《文件領(lǐng)用申請》，經(jīng)副所長批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.6.2 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，發(fā)放號不變，并收回相應(yīng)舊文件。

作者: 梅計 時間: 2010-4-27 08:58
4.6.3 因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的發(fā)放號，并注明丟失文件的發(fā)放號失效。
4.6.4 提供給顧客、認(rèn)證機構(gòu)、授權(quán)機關(guān)的文件，應(yīng)加蓋“非受控文件”印章。
4.6.5 文件的領(lǐng)用與收回均應(yīng)在LCJL04-004-2007《文件收發(fā)登記表》上登記簽字。
4.7 文件的保存及銷毀
4.7.1 所有文件的原稿由綜合業(yè)務(wù)室統(tǒng)一保存，各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)帶有受控標(biāo)識的文件。文件應(yīng)有序的加以保存，以便存取和查閱。
4.7.2 綜合業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)編制并及時更新LCJL04-002-2007《文件最新狀況一覽表》，以反映文件版本的最新狀況。
4.7.3 作廢文件如有他用，其原稿應(yīng)加蓋“作廢文件”印章，保存于綜合業(yè)務(wù)室。
4.7.4 其于作廢文件由綜合業(yè)務(wù)室收集后統(tǒng)一銷毀。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 綜合業(yè)務(wù)室由專人負(fù)責(zé)訂購相關(guān)國家計量檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范、國家標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號管理，并編制LCJL04-003-2007《現(xiàn)用國家檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范一覽表》。
4.8.2 有關(guān)法律、法規(guī)、上級文件，均由綜合業(yè)務(wù)室編號保存。
4.8.3 所有外來文件均由綜合業(yè)務(wù)室編制LCJL04-007-2007《外來文件清單》，領(lǐng)用時均應(yīng)填寫LCJL04-006-2007《文件領(lǐng)用申請》，并在LCJL04-004-2007《文件收發(fā)登記表》上簽字。
4.9 文件管理
4.9.1 綜合業(yè)務(wù)室編制LCJL04-001-2007《文件控制臺帳》，對文件進行統(tǒng)一管理。
4.9.2 本所文件以書面形式為準(zhǔn)，存在電子媒體中的文件，不作為執(zhí)行的依據(jù)。
4.9.3 任何人不得在受控文件上亂涂抹、亂劃改，禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的外借、
復(fù)制受控文件，確保文件的清晰、整潔、完好和安全。

作者: 梅計 時間: 2010-4-27 08:59
4.9.4 綜合業(yè)務(wù)室每三個月對文件進行一次全面檢查，檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.9.5 當(dāng)本所的內(nèi)部運作及外部法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)變更時，應(yīng)及時更改相應(yīng)的質(zhì)量體系文件。
4.9.6 每年三月份由所長組織對現(xiàn)有質(zhì)量體系文件進行評審，必要時予以修訂。
4.9.7 記錄的管理執(zhí)行所管理標(biāo)準(zhǔn)LCJL02-003-2007《記錄管理程序》。
5 相關(guān)支持性文件
5.1 LCJL02-003-2007《記錄管理程序》。
6 相關(guān)質(zhì)量記錄
6.1 LCJL04-001-2007《文件控制臺帳》。
6.2 LCJL04-002-2007《文件最新狀況一覽表》。
6.3 LCJL04-003-2007《現(xiàn)用國家檢定規(guī)程、技術(shù)規(guī)范一覽表》。
6.4 LCJL04-004-2007《文件收發(fā)登記表》。
6.5 LCJL04-005-2007《文件更改申請》。
6.6 LCJL04-006-2007《文件領(lǐng)用申請》。
6.7 LCJL04-007-2007《外來文件清單》。

作者: zhx730621 時間: 2010-5-3 19:48
幾個體系共用一個比較好，這樣公司文件管理的一致性比較好

作者: hyu8307 時間: 2010-6-23 14:02
我人為應(yīng)該分開寫,我們公司是這樣的

作者: histedu 時間: 2010-6-25 12:51
回復(fù) 5# 梅計

謝謝了

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時間: 2010-6-25 20:22
當(dāng)前各種管理體系認(rèn)證越來越多，質(zhì)量管理體系、安全和職業(yè)健康管理體系、環(huán)境管理體系、測量管理體系、……，不一而舉。每個管理體系都保持完整的一套文件體系，顯然會讓文件的執(zhí)行部門和人員不知所然，降低工作效率。因此還是建立“積木塊式”的文件體系為好。對于各管理體系的共同要求，由企業(yè)管理部門歸口制定，例如文件管理、記錄管理、內(nèi)部審核、管理評審、方針目標(biāo)、顧客滿意度、糾正/預(yù)防措施，等等。各體系特殊要求由企管部門授權(quán)各主管部門歸口組織制定。共用的基礎(chǔ)管理文件和各體系特殊文件可以根據(jù)本體系的具體要求加以引用，從而搭建本管理體系的完整體系文件。

作者: wuxianwei 時間: 2010-7-1 21:05
是一定要分開的，不是應(yīng)該分開。懂不懂的，不懂就和公司說我不懂的，要培訓(xùn)。

作者: 鴻雁傳書 時間: 2010-7-6 12:35
發(fā)表點小建議，我覺得文件控制程序使用一個好，因為需要控制的內(nèi)容大致相同，只要檔案室能把所需要控制的東西分清楚，再給單位人多宣貫一下為什么需要進行質(zhì)量體系管理，這樣就更方便點。只要大家能理解，知道為什么需要文件控制程序，文件控制就會做得得心應(yīng)手。

作者: xb0202 時間: 2010-7-7 09:14
提示: 作者被禁止或刪除內(nèi)容自動屏蔽

作者: scaling 時間: 2010-7-9 17:12
回復(fù) 15# xb0202

根據(jù)公司的情況而定，適合公司體系運行。我公司使用的是一套，把適用不同體系的范圍寫清楚，做好文件保管工作，應(yīng)對不同體系檢查能夠搞清楚他們需要哪些資料。

作者: bjlingbo 時間: 2010-7-28 22:23
對于測量來說，可以分開些，但最好相互融合，有兩點需要注意：第一千萬別相互矛盾，第二別太繁瑣，在實際運行時完全可以做一遍，就符合好多體系要求了

作者: 程芳 時間: 2011-11-11 15:33
回復(fù) 7# 梅計

請問如果2008年版本的體系文件經(jīng)過改版為2011年新版本，即質(zhì)量手冊內(nèi)容有變更，是否程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書都應(yīng)有變動，改編為2011版本？
各種記錄表格格式編號是否也應(yīng)改為2011年？

作者: 梅計 時間: 2011-11-12 10:34
回復(fù) 18# 程芳
是的，程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、各種記錄表格格式編號等相關(guān)的體系文件都應(yīng)改為2011版本。

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時間: 2011-11-12 13:48
回復(fù) 18# 程芳

　　我認(rèn)為對于已經(jīng)正在運行的各種管理體系，管理手冊和程序文件就是“管理標(biāo)準(zhǔn)”。管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的管理方式應(yīng)該是大同小異的。每一個程序文件都是一個管理標(biāo)準(zhǔn)，有一個完整的文件編號（包括企業(yè)代號、文件類別代號、文件順序號、文件分布年號和版本號），一個管理手冊也是一個管理標(biāo)準(zhǔn)，同樣有一個完整的文件編號，各個管理標(biāo)準(zhǔn)都是相互獨立的。
　　如果管理手冊由2008版更換為2011版，作為獨立發(fā)布和存在的程序文件仍然可以使用2008版。只有涉及管理手冊換版后，某項活動有重大變更，涉及該項活動的程序文件需要按新的管理手冊要求加以換版。其它無修改內(nèi)容的活動，其程序文件可以仍然使用原來的2008版本，而不必?fù)Q版為2011版本。作為第三層次文件的作業(yè)指導(dǎo)書更是如此，作為仍然適用的記錄當(dāng)然也沒有必要更換為2011版。這就像國家憲法如果發(fā)生換版，各子法規(guī)中只有不適應(yīng)新憲法要求的需要換版，而能夠適應(yīng)新憲法要求的子法規(guī)可以繼續(xù)有效，不必?fù)Q版。作為成千上萬的國務(wù)院各部門和全國各地方子法規(guī)更沒有必要統(tǒng)一都更換為新的版本。在國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理中，也不是因為某一個技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)換版為2011版而把所有的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都更改為2011版的，上世紀(jì)九十年代，甚至八十年代的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)目前仍然有效的仍然還有很多。

作者: 程芳 時間: 2011-11-14 09:19
回復(fù) 20# 規(guī)矩灣錦苑

技術(shù)機構(gòu)遇到人員變動的情況是經(jīng)常發(fā)生的，比如我們（質(zhì)檢所）這次遇到舊版本質(zhì)量手冊職責(zé)任命中的原有人員有的已經(jīng)不再，崗位發(fā)生了變更，同時因為新頒布的手冊編制依據(jù)中加進了新頒布的《食品檢驗機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》，但是對照起來，程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書都沒有什么大的變動，記錄表示更是如此，如果把所有的文件子料統(tǒng)統(tǒng)改編為新的2011版本，總感覺沒有多少現(xiàn)實意義，浪費紙張油墨，既不環(huán)保也不經(jīng)濟。但是之變動質(zhì)量手冊，但是質(zhì)量手冊提供總的質(zhì)量管方針針和目標(biāo)，如果其他的文件與之年代版本不一總有點“頭齊腳不齊”的感覺，是否在原質(zhì)量手冊基礎(chǔ)上不作改版，只加入2011年的“修改頁”也可以？

另外哪些內(nèi)容的變動才算大的變動，需要進行改版？

質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄四者之間的關(guān)系如何？是層層深入還是互為依據(jù)？

作者: 規(guī)矩灣錦苑 時間: 2011-11-14 14:04
回復(fù) 21# 程芳

１體系文件的層次和關(guān)系
　　管理手冊（也稱質(zhì)量手冊）：屬于決策層（最高領(lǐng)導(dǎo)層）管理的文件，相當(dāng)于組織的“憲法”，是組織（單位或企業(yè)）的綱領(lǐng)性文件。管理手冊為本單位某個管理體系的文件體系提供框架，提供給顧客和其它相關(guān)方以提高其對本單位產(chǎn)品和服務(wù)的信賴和認(rèn)可。因此管理手冊要回答顧客關(guān)心的的問題：體系覆蓋范圍；方針目標(biāo)是什么；組織機構(gòu)及管理職責(zé)；識別主要過程；描述實現(xiàn)這些過程管理的原則、目標(biāo)和主要責(zé)任者。
　　程序文件：屬于管理層管理的文件，相當(dāng)于憲法下的各項“子法”，是各部門按照決策層的決策和管理手冊的要求起草的管理文件，是對管理手冊提到的過程（過程可以理解為工作）的具體落實。因此要具有很強的可操作性，要詳細(xì)回答5W1H，即做什么？誰來做？什么時間做？在哪做？如何做？做到什么程度？當(dāng)管理手冊某個章節(jié)已經(jīng)詳細(xì)回答了某個活動的5W1H時，可以不再編制和發(fā)布指導(dǎo)該項活動的程序文件。
　　第三層次文件：屬于執(zhí)行層管理的文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書、管理細(xì)則、作業(yè)規(guī)范、施工工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也可以看作為第二層次的程序文件，看作為技術(shù)程序文件）等，相當(dāng)于“地方法規(guī)”和“子法”下的基礎(chǔ)法規(guī)，主要是解決程序文件如何在本部門實施的問題和程序文件描寫不夠具體的事項更加具體化。因此需要結(jié)合本部門的具體情況編制，比程序文件有更強的可操作性。當(dāng)?shù)诙哟蔚某绦蛭募目刹僮餍砸呀?jīng)比較完美時，可以不再編制和發(fā)布第三層次文件。
　　記錄：屬于活動現(xiàn)場管理的文件，有的人亦稱第四層次文件。記錄首先是文件，操作者在進行某項活動（工作）時首先接觸的是空白的記錄表格，按照表格留下的空白地方的要求開展工作，此時記錄就是文件。但是一旦操作者在空白記錄上留下活動信息（即工作結(jié)果）后，這個記錄就是證明操作者是否干了這項工作，該工作干得效果如何的“證據(jù)”了。所以記錄具有文件和證據(jù)雙重身份，顯得更為重要。對記錄的管理，必須在文件管理的全部要求基礎(chǔ)上再增加證據(jù)管理的要求，例如填寫、保存、查閱、保密、銷毀等方面的具體要求。
　　另外還有一個專用文件，即質(zhì)量目標(biāo)。質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)該建立在組織的各個管理層次上，決策層、管理層和執(zhí)行層都應(yīng)該有自己的質(zhì)量目標(biāo)（注：質(zhì)量目標(biāo)泛指各個管理體系的工作目標(biāo)，并不僅僅指狹義的質(zhì)量工作的目標(biāo)）。質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)該是層層分解，下層機構(gòu)的質(zhì)量目標(biāo)必須確保上層機構(gòu)質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)，并結(jié)合本部門實際情況增加本部門的工作目標(biāo)。
２關(guān)于體系文件的修改和換版管理
　　改革開放期，機構(gòu)的調(diào)整和人員的變動隨時可能發(fā)生，這是正常的，因此文件的修訂和換版也會隨時隨地。作為文件應(yīng)該越是穩(wěn)定越有利于實施，為了保持體系文件的與時俱進同時又要相對穩(wěn)定，我認(rèn)為原則上下述情況需要修訂和換版：
　　①體系建立時依據(jù)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變更和換版；
　　②組織的產(chǎn)品和服務(wù)項目發(fā)生重大變化，例如由機械制造業(yè)變?yōu)榻ú闹圃鞓I(yè)等；
　　③組織機構(gòu)和法人發(fā)生重大變化，需要新的法人確認(rèn)原有體系文件的有效性，并且影響到體系文件相當(dāng)多頁次需要修改，此時不如干脆換版；
　　④若干個管理體系整合為一個管理體系時，原有的體系文件需要換版；
　　⑤第二方認(rèn)證，即顧客認(rèn)證要求換版時，根據(jù)顧客是關(guān)注焦點的原則，應(yīng)該換版；
　　⑥部門職責(zé)發(fā)生調(diào)整時，涉及相關(guān)部門的管理手冊有關(guān)章節(jié)利用文件修改管理規(guī)定進行修改，有關(guān)程序文件需要換版，其它文件保持不變；
　　⑦利用文件修改規(guī)定可以對文件作少量修改達到目標(biāo)的，不必?fù)Q版，但是如果修改次數(shù)過多的（比如超過了三次），為便于文件使用者使用文件，提高他們閱讀文件的工作效率，最好還是換版；
　　⑧一套體系文件中，不同的文件有不同的文件號和版本號是正常的，這就像國家標(biāo)準(zhǔn)和某個標(biāo)準(zhǔn)族不一定都是同一個版本號一樣，管理手冊換版為2011版，程序文件里可能有2011版，可能有2007版，甚至有1998版并不奇怪。為了避免扯皮，應(yīng)該把目前在用的各種版本文件及時列入2011年發(fā)布的“有效版本文件目錄”中。“有效版本管理標(biāo)準(zhǔn)目錄”和“有效版本技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)目錄”相當(dāng)于本單位各種文件的“合格證”，分別由本單位主管管理工作和技術(shù)工作的最高領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其有效期可以定為三年或者五年，平時每年僅發(fā)布當(dāng)年新發(fā)布、修訂、換版、作廢的文件清單即可。

作者: 長度室 時間: 2011-11-14 21:12
回復(fù) 22# 規(guī)矩灣錦苑

規(guī)矩灣老師回答地很熱心，很詳細(xì)，在此又加深了一下印象。

作者: 程芳 時間: 2011-11-16 14:19
回復(fù) 22# 規(guī)矩灣錦苑

謝謝！非常贊，非常非常贊！

作者: 乖乖809 時間: 2011-11-30 15:28
規(guī)矩灣錦苑老師回答的非常專業(yè)，學(xué)習(xí)了

作者: 一世流水 時間: 2012-1-2 14:55
你可以參照質(zhì)量體系文件程序編寫，或與你單位出臺文件的制度辦法的程序相結(jié)合，真正達到“干你所寫，寫你所干。”

作者: 798213 時間: 2016-9-8 11:57
我們單位是區(qū)域站也是檢測中心，需要兩套體系文件

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