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計量論壇

標題: 請問文件編號與受控號有什么區別? [打印本頁]

作者: zhatv 時間: 2009-9-9 16:37
標題: 請問文件編號與受控號有什么區別?
請問文件編號與受控號有什么區別?文件的編號程序文件有規定,但受控號沒有規定.如何編寫受控號的?比如作業指導既有文件編號又有受控號,真不知如何是好.

作者: 隨風飄揚 時間: 2009-9-12 15:41
1、文件編號是指文件的識別編號，通常按照文件的層次、類別等制定編號規則，可反映文件的種類、屬性及版本；文件編號是唯一的，即所有部門、所有人使用的同一份文件的編號都是一個編號；
2、文件的受控號可反映文件的發放對象，通常受控號與發放單位、發放對象對應。可采用發放號作為受控號，也可使用蓋帶有受控號的受控章，不同部門或不同人使用的同一份文件的受控號是不同的；
3、受控號的給定可按部門、專業加序號，也可按發放人的代號等進行給定。

作者: Jessica_ynl 時間: 2009-9-23 16:20
兩者并不沖突，文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識；受控編號并沒有特殊規定，也可以是序列號，同一文件的不同版本其受控號也是不同的。

作者: 規矩灣錦苑 時間: 2009-9-23 20:22
2樓的說法是正確的。
　　文件編號是唯一的，每一個檢定規程和校準規范都有一個標準號，例如JJG573-2003；每發一個行政文件，也都有一個文件編號，例如“技監局量發〔1996〕138號”這就是文件編號。文件號同時包含了文件的版本號，文件編號后面的年號是版本號的一種。如果在同一年進行了兩次換版，可以在年號后面加ABC加以區別。
　　受控號對于同一個文件卻是按發出去的文件數量逐一編寫的，并不唯一。發放號就是文件受控號的一種，編號方法各單位均不相同，最簡單的就是流水號。例如有JJG573-2003文件18個，編號1的存檔案室，編號2的發計量技術組，編號3的發壓力檢定站站長，編號4的發某某檢定員，如此等等。

作者: yzjl3420646 時間: 2009-9-24 16:37
如樓上所說，那可不可以采用文件編號+數字的方式來作為受控號

作者: 規矩灣錦苑 時間: 2009-9-24 21:54
5# yzjl3420646
建議最好不要攪在一起。文件編號就是文件編號，好比是一個人的身份證號，是唯一的。受控號是為了控制文件的去向，無論這個文件走到天涯海角，只要出現與他有關的事件，都必須隨時可以找到他，好比是人員的出差登記手續，不可以在身份證號上隨便再增加符號的。

作者: 張艷 時間: 2009-9-25 14:59
雖然受控號可以是流水號，如果可能的話，我更愿意將不同文件的同一受控號發給同一個單位，這樣更容易記憶和查找。

作者: 規矩灣錦苑 時間: 2009-9-25 21:32

雖然受控號可以是流水號，如果可能的話，我更愿意將不同文件的同一受控號發給同一個單位，這樣更容易記憶和查找。
張艷發表于 2009-9-25 14:59

好主意，值得推薦！

作者: 軍人 時間: 2009-9-27 22:14

好主意，值得推薦！
規矩灣錦苑發表于 2009-9-25 21:32

不同文件會有同一受控號嗎？

作者: xqbljc 時間: 2009-10-3 16:59
這不可能的。 8# 規矩灣錦苑

作者: 規矩灣錦苑 時間: 2009-10-4 17:00
10# xqbljc
為什么不可能？請說說道理，呵呵。

作者: hyjls 時間: 2009-10-10 15:42
兩者并不沖突，文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識；受控編號并沒有特殊規定，也可以是序列號，同一文件的不同版本其受控號也是不同的。
說得對

作者: hiunique 時間: 2009-10-10 16:35
8# 規矩灣錦苑

只要用execl做好索引不就好了么

作者: 無量 時間: 2009-10-10 17:43
同一內容的文件有唯一的編號。
受控號是在發放時為區分同一編號的文件另編的一個號碼。
所以不同的文件有同一個受控號是可以的。如：
編號為GFJL 001-2009的文件，共發放5 份，你可以編受控號為1~5；1號發張三，2號發李4....
編號為GFJL 002-2009的文件，共發放5 份，你也可以編受控號為1~5后發放。

作者: czjlwsl 時間: 2009-10-14 15:19
對于7樓的說法，我認為比較困難！比如質量技術科有的是文件管理，有的負責標準器管理，有的負責審批。一個受控號有一個專人負責，文件變更時需要聯系保管人進行更改，如果只有一份文件會持續混亂！較難達到一對一的要求！（個人見解）

作者: 規矩灣錦苑 時間: 2009-10-15 01:15
同意14樓的意見。也就是說，可以用流水號作為受控號。就像量具一樣，卡尺有1、2、3……號，千分尺同樣有1、2、3……號，這個流水號就是量具的受控號。量具還有品種的代號，品種的代號是一個品種只有一個號，就像文件的編號，是不能出現不同的文件用相同的號的。文件號＋受控號，就區別了每一個文件，無論是相同的或者不同的文件，就像量具的品種代號加流水號就確定了特指的每一件量具。有的單位量具還有使用區域的代號，形成了品種代號＋使用區域代號＋受控流水號，文件管理也可以仿照，即文件號＋使用區域號＋受控流水號。例如編號為GFJL 001-2009的文件，共向三個單位發放300份，三單位的代號分別為ABC。發單位1的文件為A1～A50；單位2發放量大，發單位2的文件為B51～B220；發單位3的為C221～C300。

作者: lhkcx 時間: 2012-2-14 20:30
兩者并不沖突，文件編號指的是可以表示文件類別的唯一性標識；受控編號并沒有特殊規定，也可以是序列號，同一文件的不同版本其受控號也是不同的。

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